Ek-2 Formu İşe Giriş Muayenesi: Doğru Doldurma Rehberi

Ek-2 formu, işyeri hekiminin işe giriş ve periyodik sağlık muayenelerinin resmi çıktısını oluşturan belgedir. Yasal dayanağı iki temel mevzuata yaslanır: 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun 15. maddesi ve bu maddeye dayanılarak yürürlüğe giren **İşyeri Hekimleri ile Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik** (R.G. 20.07.2013, 28713). Yönetmeliğin ekinde yer alan standart form, çalışanın kişisel ve mesleki bilgileri ile muayene bulgularını, tetkik sonuçlarını ve hekimin kanaat kararını bir arada barındırır.

Formun adını taşıdığı "Ek-2" ifadesi, söz konusu yönetmeliğin ekler cetvelindeki sıralama numarasından gelir. İşveren her ne kadar formu hazırlatmak zorunda olsa da doldurma ve imzalama sorumluluğu tamamen işyeri hekimine aittir. SGK uygulamasında, bir çalışan iş kazası ya da meslek hastalığı nedeniyle zarara uğradığında Kurum, işverene karşı **5510 Sayılı Kanun'un 21. maddesi** kapsamında regres davası açabilmektedir. Bu davalarda mahkemeler sıklıkla Ek-2 formunu inceler; formun eksik, tarihsiz ya da tetkiksiz olması işverenin kusurunu destekleyen delil olarak değerlendirilebilir.

Yönetmelik ekindeki Ek-2, sekiz ana başlıktan oluşur. Bu bölümlerin tamamının doldurulması zorunludur; boş bırakılan her alan formun geçerliliğini tartışmaya açar.

**1. Kimlik ve İşyeri Bilgileri:** Çalışanın adı-soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, SGK sicil numarası; işyerinin adı, faaliyet kodu (NACE) ve tehlike sınıfı. NACE kodunun doğru girilmesi, tehlike sınıfını ve dolayısıyla tetkik zorunluluklarını doğrudan etkiler.

**2. Muayene Tipi:** İşe giriş mi, periyodik mi, iş değişikliği mi olduğu net olarak işaretlenmelidir. Her bir muayene tipi farklı periyot ve farklı tetkik gereksinimleri doğurur.

**3. Anamnez ve Özgeçmiş:** Kronik hastalıklar, kullanılan sürekli ilaçlar, geçirilmiş ameliyatlar, alerji öyküsü, varsa daha önce çalışılan riskli ortamlar ve maruziyetler bu bölümde yer alır. Eksik anamnez, muayenenin klinik değerini düşürür ve olası mesleki hastalık bağlantısı kurulamamasına neden olabilir.

**4. Fizik Muayene Bulguları:** Sistem sistem (solunum, kardiyovasküler, nörolojik, kas-iskelet vb.) bulgular yazılmalıdır. "Doğal" yazmak yeterli kabul edilmez; her sistemin ayrı ayrı değerlendirildiği görülmelidir.

**5. Laboratuvar ve Görüntüleme Tetkikleri:** Tehlike sınıfına göre belirlenen zorunlu tetkiklerin sonuçları veya ilgili laboratuvar raporlarına atıflar yer alır. Tetkik yapılmamışsa gerekçesi belirtilmelidir.

**6. Mesleki Maruziyet Değerlendirmesi:** Çalışanın maruz kalacağı ya da kaldığı riskler (gürültü, toz, kimyasal, biyolojik, ergonomik, psikososyal) belirtilir ve bu risklerle bağdaşıp bağdaşmadığı kanaat olarak yazılır.

**7. Hekim Kanaati:** Çalışanın göreve uygunluk kararı dört seçenekten biri ile verilir: "Çalışabilir", "Kısıtlı çalışabilir" (hangi kısıtlamalarla olduğu belirtilerek), "Geçici çalışamaz", "Çalışamaz". Kısıtlı ya da olumsuz karar veriliyorsa gerekçe zorunludur.

**8. İmza ve Tarih:** Hekimin diploma ve uzmanlık bilgileri, işyeri hekim sözleşme numarası, ıslak ya da nitelikli elektronik imzası ve muayene tarihi. İmzasız formun hukuki geçerliliği yoktur.

Yönetmelik, standart muayene bulgularının ötesinde zorunlu tetkikleri tehlike sınıfına ve maruziyet tipine göre ayarlar. İşe giriş muayenesinde tetkikler işe başlamadan önce, periyodik muayenelerde ise sınıfa göre belirlenen aralıklarla yenilenir.

**Az Tehlikeli İşyerleri (NACE III. Grup):** Tam kan sayımı, idrar tetkiki ve gerekli görülen ek bulgular yeterlidir. Periyodik muayene beş yılda bir yapılır.

**Tehlikeli İşyerleri (NACE II. Grup):** Tam kan sayımı, idrar tetkiki, akciğer grafisi, odyoloji (gürültü maruziyeti varsa), solunum fonksiyon testleri (toz/kimyasal maruziyeti varsa) ve gerekiyorsa biyokimya paneli. Periyodik muayene üç yılda bir yapılır.

**Çok Tehlikeli İşyerleri (NACE I. Grup):** Az ve tehlikeli sınıf tetkiklerine ek olarak; kurşun, civa, krom gibi spesifik ağır metal maruziyetleri için biyolojik izleme testleri, asbestos maruziyetinde HRCT, solvent maruziyetinde karaciğer enzimleri, titreşim maruziyetinde kemik yoğunluğu ve periferik dolaşım testleri gerekebilir. Periyodik muayene yılda bir yapılır.

Burada dikkat edilmesi gereken önemli nokta şudur: tehlike sınıfını tek başına belirlemek yeterli değildir. Aynı işyerinde farklı birimler farklı maruziyetler taşıyabilir. Örneğin bir fabrikanın idare binasında çalışan muhasebeci ile proses alanında çalışan operatör aynı tehlike sınıfında olsa da operatörün ek kimyasal izleme testlerine ihtiyacı olabilir. Bu ayrımı doğru yapabilmek için risk değerlendirmesi sonuçlarını Ek-2 formuna yansıtmak zorunludur.

İşyeri güvenlik yönetimi açısından bu ayrımı doğru uygulamak için isgjet.com gibi kardeş ürünlerin sağladığı risk değerlendirme modülleri ile sağlık gözetimi süreçlerini entegre yönetmek ciddi kolaylık sağlar.

İşe giriş muayenesi, çalışanın işe başlamasından önce yapılmalıdır; hiçbir koşulda işe başladıktan sonraya ertelenmez. Bu kurala uyulmaması durumunda çalışanın işe giriş dönemiyle örtüşen herhangi bir sağlık sorunu, işverenin sorumluluğunun tartışılacağı davalarda boşluk oluşturur.

Periyodik muayene ise mevcut tehlike sınıfına göre yılda bir, üç yılda bir ya da beş yılda bir yapılır. Periyodik muayene, çalışanın zamanla maruz kaldığı risklerin sağlığına etkisini izlemenin yanı sıra kronik mesleki hastalıkların erken tespitine de olanak tanır.

Her iki muayene türünde de ayrı bir Ek-2 formu düzenlenir ve muayene defterinin ilgili sayfasına işlenir. Muayene defteri, işyerinin fiziksel ya da dijital arşivinde en az on beş yıl muhafaza edilmek zorundadır (6331 Kanun Md.15). Dijital ortamda tutulan kayıtların KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak işlendiğini, yeterli teknik ve idari tedbirler alınmadan üçüncü taraflarla paylaşılamayacağını ve imha takvimlerinin veri işleme envanterinde yer alması gerektiğini vurgulamak gerekir.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu, nitelikli elektronik imzayı ıslak imzayla hukuken eşdeğer kılar. İşyeri hekimleri, BTK tarafından yetkilendirilmiş sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edecekleri nitelikli elektronik sertifika (NES) ile Ek-2 formunu dijital olarak imzalayabilir. Bu yöntem, uzak lokasyonlarda veya hekimin işyerini periyodik aralıklarla ziyaret ettiği durumlarda belge bütünlüğünü ve takibini kolaylaştırır.

Dijital muayene defteri tutuluyorsa her kaydın değiştirilemez zaman damgası taşıması beklenir. Sisteme sonradan eklenen veya üzerinde oynanan kayıtlar, iş mahkemelerinde delil değeri açısından ciddi tartışmalara neden olabilir. Bu nedenle muayene yazılımlarının log (denetim izi) mimarisi, seçim aşamasında dikkat edilmesi gereken kritik bir özelliktir.

Islak imzalı fiziksel formların taranmış kopyaları tek başına yeterli sayılmaz; orijinal belgeler işyerinde ayrıca muhafaza edilmeli ya da kağıt-dijital çift arşiv uygulanmalıdır. Muayene defterinin elektronik tutulması yönetmelik kapsamında mümkün olmakla birlikte, denetim yapılması halinde yetkili müfettişe erişim imkânı sağlanması zorunludur.

Sağlık Bakanlığı'nın İşyeri Bildirim Yönetim Sistemi (IBYS), muayene sonuçlarının merkezi olarak izlendiği dijital platformdur. IBYS bildirimi, muayene tarihinden itibaren belirli yasal süreler içinde tamamlanmalıdır; gecikmeler idari yaptırım ve İSG-KATİP kayıtlarında uyumsuzluk işaretlemesine yol açabilir.

**Adım 1 — Sistem Girişi:** Hekim, İSG-KATİP üzerinden edindiği kullanıcı adı ve şifresiyle IBYS'e giriş yapar. Her hekimin yetki tanımı çalıştığı işyerleriyle ilişkilendirilmiştir; yetkisiz işyeri kaydı açmaya çalışmak sisteme hata olarak döner.

**Adım 2 — Muayene Kaydı Oluşturma:** İlgili işyeri ve çalışan seçilir. Muayene tipi (işe giriş/periyodik) işaretlendikten sonra muayene tarihi, tetkik bilgileri ve hekim kanaati sisteme girilir.

**Adım 3 — Ek-2 Formunun Yüklenmesi:** Fiziksel olarak imzalanmış formun taraması ya da dijital imzalı PDF versiyonu, IBYS'teki ilgili muayene kaydına eklenir. Yükleme yapılmadan kaydın tamamlandığı kabul edilmez.

**Adım 4 — Onay ve Referans Numarası:** Kayıt tamamlandığında sistem bir referans numarası üretir. Bu numara muayene defterinin ilgili satırına not edilmeli ve çalışana verilen muayene sonuç belgesinde de yer almalıdır.

**Adım 5 — Periyot Takibi:** IBYS, bir sonraki periyodik muayene tarihini otomatik olarak hesaplar ve işyeri hekimine hatırlatma oluşturur. Ancak bu hatırlatmayı tek başına yeterli görmek risklidir; muayene takvimine yönelik ayrı bir sistem takibi önerilebilir.

IBYS bildirimi ve sağlık gözetimi sürecinin eksiksiz nasıl yönetileceği konusunda daha ayrıntılı bir rehber için e-Nabız Hekim Bildirimi ve IBYS Sağlık Gözetimi yazısına bakabilirsiniz.

SGK regres davası, iş kazası ya da meslek hastalığı nedeniyle sigortalıya yapılan ödemelerin işverenden tahsil edilmesini amaçlar. 5510 Sayılı Kanun'un 21. maddesine göre kaza, işverenin iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına aykırı davranışı sonucu meydana gelmişse Kurum, ödediği tutarın tamamını işverenden talep edebilir.

Bu davalarda Ek-2 formuna sıklıkla başvurulur. Formun taşıdığı riskler pratikte şöyle sıralanabilir:

• **Eksik tetkik:** Çalışanın maruz kaldığı riske uygun tetkikin yapılmamış olması, işverenin gerekli özeni göstermediği izlenimi yaratır.
• **Tehlike sınıfı yanlışlığı:** NACE koduna veya fiili riske aykırı tetkik seçimi, olası bir kusur tespitinde işvereni savunmasız bırakır.
• **Hekim imzası eksikliği:** İmzasız ya da tarihi belirsiz formlar delil olarak zayıftır; ancak bu durum işverenin aleyhine de yorumlanabilir.
• **"Çalışabilir" kararının gerekçesizliği:** Kısıtlanması gereken ancak gerekçesiz olarak "çalışabilir" denilen çalışanın sonraki sağlık sorunlarında bu karar sorgulanabilir.
• **Periyodik muayenenin atlanması:** Belirlenen sürelerde yenilenmemiş muayene, denetim sırasında doğrudan idari yaptırım doğurduğu gibi davada ihmal kanıtı olarak da kullanılabilir.

Sonuç olarak Ek-2 formu, yalnızca bürokratik bir belge değildir; işverenin iş sağlığı sorumluluğunu yerine getirdiğinin kanıtı niteliğindedir. Eksik tutulan her satır, bu kanıtın gücünü zayıflatır.

Medula entegrasyonu ve muayene iş akışının dijital yönetimi hakkında bilgi edinmek için İşyeri Hekimi Medula e-Reçete Nasıl Yazılır? başlıklı yazıya göz atabilirsiniz.

İşyeri hekimliği pratiğinde en yaygın operasyonel sorunlardan biri, muayene verilerinin kâğıt form, e-posta ve Excel gibi farklı kanallar üzerinden dağınık biçimde takip edilmesidir. Bu dağınıklık hem form hatalarını artırır hem de IBYS bildirimi için veri toplanmasını güçleştirir.

Dijital bir işyeri hekimliği sistemi asgari olarak şunları sunmalıdır: yapılandırılmış Ek-2 formu girişi (zorunlu alanlar atlanamaz), tehlike sınıfı ve maruziyet tipi seçimine göre otomatik tetkik öneri listesi, nitelikli elektronik imza entegrasyonu, muayene tarihi bazlı periyot hatırlatmaları ve IBYS API entegrasyonu ile otomatik bildirim.

Öte yandan muayene verileri 6698 Sayılı KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir. Bu veriler yalnızca sağlık hizmeti yükümlülüğü kapsamında işlenebilir; rıza olmaksızın üçüncü taraflarla paylaşılamaz ve belirlenen saklama süresi dolduktan sonra güvenli biçimde imha edilmesi zorunludur. Seçilecek yazılımın bu gereksinimlere uygun bir veri işleme sözleşmesi (DPA) sunması ve veri lokasyonunu açıkça belirtmesi beklenir.

ReceteJet'in işyeri hekimliği modülünün sağladığı olanakları ve ürün özelliklerini daha iyi anlamak için Nedir? sayfasını inceleyebilir ya da doğrudan bir demo talep edebilirsiniz: kontroljet.com/demo/recete.