e-Nabız Hekim Bildirimi ve IBYS: İşyeri Hekiminin Yasal Yükümlülükleri

Çoğu işyeri hekimi e-Nabız ile IBYS'yi birbirine karıştırır ya da birinin diğerinin yerini tuttuğunu varsayar. Oysa bu iki sistem hem yasal dayanakları hem de işlevleri bakımından birbirinden temelden ayrılır.

e-Nabız, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu kapsamında Sağlık Bakanlığı'nın yürüttüğü ulusal sağlık bilgi sistemidir. Temel amacı bireyin kendi sağlık kaydına erişimini güvence altına almaktır. İşyeri ortamında gerçekleştirilen muayene ve sağlık gözetimi kayıtlarının bu sisteme yansıtılması, hastalara yasal erişim hakkı tanır.

IBYS (İşyeri Sağlık Birimi Yönetim Sistemi) ise Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı bünyesindeki İSG-KATİP altyapısının bir parçasıdır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve bağlı yönetmeliklerin öngördüğü sağlık gözetim raporlarının işverene ve Bakanlık'a bildirildiği platformdur.

Kısaca söylemek gerekirse: e-Nabız'a yazılan kayıt hastanın hakkı için, IBYS'ye yüklenen rapor iş sağlığı denetimi içindir. İkisi aynı muayeneden türese de farklı içerik, format ve terminoloji gerektirir.

3359 sayılı Kanun'un 9. maddesi ve Sağlık Bakanlığı'nın e-Nabız uygulama kılavuzları, işyeri hekiminin kayıt tutma yükümlülüğünü ayrıntılı biçimde düzenler. Buna göre işyeri hekiminin e-Nabız'a aktarması gereken başlıca unsurlar şunlardır:

• **İşe giriş muayene sonucu:** Çalışanın işe başlamadan önce yapılan muayene kaydı; ICD-10 tanı kodu, hekimin değerlendirmesi ve işe uygunluk sonucu.
• **Periyodik muayene kayıtları:** 6331 sayılı Kanun ve Sağlık Gözetimi Yönetmeliği'nde belirlenen aralıklarla yapılan periyodik kontrollerin sonuçları.
• **Reçete bilgileri:** İşyeri hekiminin yazdığı e-reçeteler Medula üzerinden Sağlık Bakanlığı'na iletilmekte ve e-Nabız profiline otomatik yansımaktadır. Bu nedenle işyeri hekiminin e-reçete yazma sürecini doğru yönetmesi hem klinik hem hukuki açıdan kritiktir.
• **Sevk ve yönlendirmeler:** İşyeri muayenesi sırasında ikincil basamağa yapılan sevkler.
• **Özel nitelikli sağlık verisi uyarısı:** Muayene bulguları, KVKK Madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Açık rıza alınmadan üçüncü kişilerle paylaşılamaz; e-Nabız kaydı bu rızanın varlığını varsayarak çalışır, ancak işyeri hekiminin hastayı bilgilendirme yükümlülüğü devam eder.

Sağlık Bakanlığı'nın 2022 tarihli Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca, kişi kendi e-Nabız kaydındaki hatalı veya eksik bilgilerin düzeltilmesini talep edebilir. Bu hak, işyeri hekiminin kayıt kalitesini doğrudan etkiler.

IBYS'ye yüklenen sağlık gözetim raporu, e-Nabız'daki muayene kaydından farklı bir formattır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın İSG-KATİP üzerinden yayımladığı şablona göre rapor şu ana bölümleri içerir:

**1. İşyeri ve Birim Bilgileri:** SGK sicil numarası, tehlike sınıfı, işyerindeki toplam çalışan sayısı.

**2. Çalışan Sağlık Özetleri:** Muayene edilen her çalışan için ayrı satır: ad-soyad, T.C. kimlik numarası, maruziyeti olan tehlikeli etkenler (gürültü, kimyasal, tozlu ortam vb.), muayene türü (işe giriş / periyodik), sonuç (çalışabilir / kısıtlı çalışabilir / çalışamaz).

**3. Mesleki Hastalık Şüphesi ve SGK Bildirimi:** Varsa mesleki hastalık şüphesi ayrıca belirtilmeli ve SGK'ya ayrı bir bildirim akışı başlatılmalıdır.

**4. Sağlık Gözetim Dönemine Ait Özet:** Dönem boyunca gerçekleştirilen toplam muayene sayısı, tespit edilen kronik hastalık oranları ve işyerine önerileri içeren kapanış metni.

Dikkat edilmesi gereken kritik bir nokta: IBYS raporu bireysel tanı kodları içermez ve işverene açık olmayan klinik detayları barındıramaz. Hekim, bireyin klinik bulgusunu doğrudan işverene aktaramaz; KVKK ve tıp etiği bunu yasaklar. Raporda yalnızca iş uygunluğuna ilişkin sonuç yer alabilir.

Ek-2 formu ve işe giriş/periyodik muayene sürecinin IBYS'ye nasıl aktarıldığını anlamak, bu iki kaydın tutarlılığını sağlamak açısından önemlidir.

İşyeri hekimleri açısından en kritik noktalardan biri, iki sistemin farklı bildirim sürelerine tabi olmasıdır.

**e-Nabız kayıt süresi:** Sağlık Bakanlığı tebliğleri uyarınca işyeri hekimi muayeneyi gerçekleştirdiği günün mesai bitimine kadar kaydı sisteme girmekle yükümlüdür. Geç girilen kayıtlar sistem tarafından zaman damgasıyla işaretlenir.

**IBYS sağlık gözetim raporu yükleme süresi:** 6331 sayılı Kanun'un 15. maddesi ve İşyerlerinde İş Sağlığı ve Güvenliği Koşullarının İyileştirilmesi için İşbirliği Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde, periyodik sağlık gözetim raporu muayenenin tamamlanmasından itibaren en geç 10 iş günü içinde IBYS'ye yüklenmelidir.

**Cezai yaptırımlar:** 6331 sayılı Kanun'un 26. maddesi uyarınca, sağlık gözetimi yükümlülüğünü yerine getirmeyen veya eksik belgeleyen işverenlere (ve dolaylı olarak bunun sorumluluğunu üstlenen OSGB'lere) idari para cezası uygulanır. 2026 yılı için yeniden değerleme katsayısıyla güncellenmiş cezalar işyerinin tehlike sınıfına göre değişmekte ve her eksik bildirim için ayrı ayrı hesaplanmaktadır.

**ISG-KATİP sözleşme yükümlülüğü:** İşyeri hekiminin IBYS'ye zamanında veri girememesi, ISG-KATİP üzerindeki aktif hizmet sözleşmesinin askıya alınmasına zemin hazırlayabilir. Bu durum hem hekimi hem de işvereni Bakanlık denetimine açık hale getirir.

İşyeri hekimliği pratiğinde üç ayrı sistem birbiriyle kesişir ve bu kesişim noktaları genellikle yanlış anlaşılır.

**Medula:** SGK'nın reçete ve provizyon sistemidir. İşyeri hekimi SGK ile sözleşmeli değilse Medula üzerinden reçete yazamaz; ancak özel işyeri hekimliği kapsamında e-reçete yazabilir. Bu reçeteler Sağlık Bakanlığı merkezi sistemine iletilir ve oradan e-Nabız'a yansır.

**e-Nabız:** Hem SGK sisteminden gelen reçete verilerini hem de işyeri muayene kayıtlarını tek bir profilde birleştirir. Çalışan istediği zaman e-Nabız mobil uygulamasından kendi sağlık geçmişine, işyeri muayene sonuçlarına ve reçetelerine ulaşabilir. Bu, 3359 sayılı Kanun'un güvence altına aldığı bir haktır.

**IBYS:** Bakanlık denetim platformudur. e-Nabız'a bireysel sağlık kaydı düşerken IBYS'ye toplu dönem raporu yüklenir. İki veri seti tutarlı olmalı ancak içerik kapsam ve derinlik bakımından farklıdır.

Bu üç sistemin doğru çalışması için işyeri hekiminin her muayenede şu sırayı izlemesi gerekir: (1) muayeneyi gerçekleştir ve klinik kaydı aç, (2) varsa e-reçeteyi yaz ve sisteme gönder, (3) e-Nabız kaydını güncel tut, (4) dönem sonunda IBYS'ye sağlık gözetim raporunu yükle. Bu adımların kağıt üzerinde ya da birbirinden bağımsız yazılımlarla yönetilmesi, bilgi kayıplarına ve tutarsızlıklara davetiye çıkarır.

Sağlık verisi KVKK Madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir. Bu, veri işleme için genel kişisel verilere kıyasla daha sıkı koşullar öngörüldüğü anlamına gelir.

İşyeri hekiminin dikkat etmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:

• **Açık rıza:** Çalışan, sağlık verilerinin işyeri hekimi tarafından işlendiğine ve e-Nabız ile IBYS sistemlerine aktarılacağına dair aydınlatılmış açık rızasını vermelidir. Bu rıza metni, işe başlangıç sürecinde temin edilmeli ve dijital ortamda saklanmalıdır.

• **Amaç sınırlılığı:** İşyeri hekiminin topladığı sağlık verisi yalnızca sağlık gözetimi amacıyla kullanılabilir. İşverenin bu verileri işe alım kararlarında, performans değerlendirmesinde veya disiplin süreçlerinde kullanması hem KVKK'yı hem de tıbbi etik kurallarını ihlal eder.

• **Veri minimizasyonu:** IBYS'ye yüklenen sağlık gözetim raporunda yalnızca iş uygunluğu sonucu paylaşılır; tanı kodu ve klinik detaylar işverenden gizli tutulur.

• **Saklama süresi:** İşyeri hekimliği kayıtları için yasal asgari saklama süresi 10 yıldır. Sistemden ayrılan işyeri hekiminin kayıtları bir sonraki hekime devredilebilir biçimde teslim etme yükümlülüğü bulunur.

Sağlık verilerinin dijital ortamda yönetilmesi bu yükümlülüklerin takibini kolaylaştırır; ancak kullanılan yazılımın da KVKK uyumlu veri işleme ve saklama altyapısına sahip olması şarttır.

İşyeri hekimliği pratiği, e-Nabız ve IBYS entegrasyonu gerektirdiğinde kağıt tabanlı veya genel amaçlı bir yazılımla sürdürülemez hale gelir. Bunun birkaç somut nedeni vardır:

**Zaman damgası zorunluluğu:** Her iki sistem de kayıt zamanını loglar. Muayene sonrası geç girilen kayıtlar denetimde sorun yaratır. Dijital bir akış, muayene anında sisteme veri girişini mümkün kılar.

**ICD-10 kod doğruluğu:** e-Nabız kaydında tanı kodu zorunludur. Yanlış veya eksik ICD-10 kodları hem e-Nabız kaydını hem de periyodik raporun tutarlılığını bozar. ICD-10 kod kullanımı ve muayene defteri yönetimini işyeri hekimliği bağlamında ele alan kaynaklar bu konuyu detaylı açıklar.

**Rapor şablon uyumu:** IBYS'nin kabul ettiği rapor formatı değişebilir. Güncel şablonu takip etmek ve her dönem raporunu hatasız doldurmak, bir yazılım desteği olmadan ciddi zaman harcar.

**Çoklu işyeri yönetimi:** Birden fazla işyerinde görev yapan hekimler için her işyerinin ayrı IBYS kaydını, ayrı dönem raporlarını ve ayrı çalışan listelerini yönetmek önemli bir karmaşıklık kaynağıdır.

ReceteJet, işyeri hekimliği pratiğini bu iki sistemin gerekliliklerini göz önünde bulundurarak tasarlanmış bir yapıyla destekler: muayene kaydından e-reçeteye, sağlık gözetim dökümanlarından IBYS rapor çıktısına kadar sürecin her adımı izlenebilir biçimde yönetilebilir. Ürünün işlevsel kapsamı hakkında daha fazla bilgiye ReceteJet nedir sayfasından ulaşabilirsiniz.

Kardeş ürün ISGJet ise risk değerlendirmesi, acil durum planları ve İSG-KATİP entegrasyonu gibi güvenlik tarafının yönetiminde işyeri hekimiyle paralel çalışan İSG uzmanına destek sağlar.

Yasal yükümlülükleri karşılamak için işyeri hekiminin her muayene döngüsünde kontrol etmesi gereken adımlar:

• Çalışanın kimlik doğrulaması ve e-Nabız üzerindeki mevcut kaydının incelenmesi
• Muayene bulgularının ve ICD-10 kodlarının aynı gün sisteme girilmesi
• Varsa e-reçetenin yazılması ve Sağlık Bakanlığı sistemine iletilmesi
• İş uygunluk sonucunun (çalışabilir / kısıtlı / çalışamaz) belgelenmesi
• Periyodik muayene ise bir sonraki muayene tarihinin çalışan dosyasına işlenmesi
• Dönem sonunda (muayeneden itibaren en geç 10 iş günü) IBYS sağlık gözetim raporunun yüklenmesi
• Mesleki hastalık şüphesi varsa SGK'ya ayrı bildirim akışının başlatılması

Bu adımların her biri ayrı bir belge veya sistem üzerinde takip edildiğinde hata olasılığı artar. Entegre bir işyeri hekimliği yazılımı bu listeyi kontrol edilebilir ve denetlenebilir bir iş akışına dönüştürür.